POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

La Corporación Observatorio para la Paz es una entidad sin ánimo de lucro creada  en 1996, cuyo objeto es promover, de manera responsable y sostenible, el diálogo pedagógico desde la paz como cultura de transformación a través de acciones educativas y formativas.

 

De manera voluntaria la Corporación adopta la siguiente política, para establecer las condiciones de organización, las obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, el régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de los datos que, en el desarrollo de sus actividades y funciones, la Corporación tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

 

Lo anterior da pleno cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la protección de datos personales en Colombia.

 

 

1-. OBJETIVO:

 

La política de protección de datos personales de la Corporación Observatorio para la Paz, tiene como objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes a la protección de los datos personales conforme al derecho constitucional de Habeas Data, Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013. Esto, para implementar controles de seguridad de la información y así evitar que la información sea sustraída, manipulada, suministrada y/o entregada a personal no autorizado, y evitar el deterioro y/o manejo inadecuado de la información producida para los procesos de la Corporación, así como la pérdida de información.

 

 

2. ALCANCE:

 

La presente política de protección de datos personales es aplicable a los datos personales de las personas naturales y jurídicas, registradas en las bases de datos relativas a clientes, contratistas, proveedores y/o candidatos a vinculación laboral, participación o beneficiarios en procesos en la Corporación Observatorio para la Paz, los cuales sean susceptibles de tratamiento.

 

Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de la Corporación. No aplicará a:

 

· Los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.

· Los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

.· Los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.

 

 

3. DEFINICIONES:

 

Para la aplicación de la política de protección de datos personales y acorde a lo establecido en el Artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

 

• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, incluye fotografía y huella dactilar.

• Datos Sensibles: son aquellos que afectan la intimidad de titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos; que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Acuerdo de confidencialidad: una condición pactada, bien sea por escrito o que se fija en una relación comercial o laboral con el propósito que las partes contratantes mantengan en secreto o reserva aspectos propios que sólo se podrán conocer con ocasión a la relación que se presenta. Este acuerdo de confidencialidad se da con frecuencia en aquellas labores donde el trabajador o el contratista manejan aspectos propios a mantener en reserva de la empresa como investigaciones científicas, industriales o comerciales, futuros lanzamientos de productos, académicas o por seguridad como es la información de movimientos bancarios y de los procesos que conoce un funcionario de una empresa o de un cliente, etc.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

 

4. PRINCIPIOS

 

La política de protección de datos personales tendrá como directriz los principios de finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, acorde con el Artículo 4° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

 

Un principio rector de nuestra actuación es la ETICA DEL CUIDADO, que supone tres fundamentos: RESPONSABILIDAD, RECONOCIMIENTO Y RESPETO, que se expresa en el manejo de información y datos de las personas que se aspiran a vincularse, participan o se benefician de nuestras acciones en calidad de colaboradores, contratistas, participantes, beneficiarios.

 

4.1 PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Proteger la privacidad de nuestros clientes, colaboradores, contratistas, empleados, beneficiarios, y los./las candidatos/as a clientes, colaboradores/as, contratistas, empleados/as, beneficiarios/as, hace parte de los valores de la Corporación Observatorio para la Paz, por lo cual nos esforzamos por preservar la información personal de naturaleza confidencial.

 

4.2.  RAZONES PARA  LA RECOLECCION DATOS PERSONALES

Recolectamos y usamos los datos personales del/de la candidata/a, previa aceptación y autorización firmada, para efectuar verificaciones, generar un informe y el envío del mismo, así como para informarle oportunamente el avance en el proceso.

Igualmente la dirección de correo electrónico para generar para suministrarle información y requerir sus documentos.

 

 4.3. MEJOR ESFUERZO PARA PROTEGER SUS DATOS

Contamos con los niveles de seguridad de protección de datos personales requeridos, y procuramos mantener los medios y medidas técnicas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales que nos facilite.

 

4.4. CÓMO RECOLECTAMOS SUS DATOS PERSONALES

Hacemos uso de formatos propios para ser diligenciados, así como hojas de vida con sus soportes, y por medio de la página web.

 

4.5. QUÉ HACEMOS CON SUS DATOS PERSONALES:

Los datos personales recogidos son objeto de tratamiento de verificación e incorporados a los informes entregados.

Se archivan debidamente y solamente son manejados y utilizados por personal autorizado.

 

4.6. NUESTRO COMPROMISO CON SUS DATOS PERSONALES

Los datos personales no se solicitan ni manejen por correos electrónicos, redes sociales solicitándote datos personales, lo que incluye información financiera (entidad, tarjeta, cuenta, clave).

 

En caso que reciba un correo sospechoso, solicitamos se nos informe, al igual que nosotros generamos alertas.

 

Los servicios prestados en el Sitio Web de la Corporación contienen condiciones particulares con previsiones específicas en materia de protección de datos personales.

 

 

4.7. CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales dentro y fuera de la Corporación Observatorio Para la Paz están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizar su relación con alguna de las labores que comprenda el tratamiento.

 

 

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

De acuerdo a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 los derechos del titular de la información suministrada a la Corporación Observatorio para la Paz son:

 

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a la Corporación Observatorio Para la Paz, responsable del tratamiento de sus datos personales mientras se encuentre en custodia de nuestra compañía.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Corporación.

• Ser informado por la corporación sobre el tratamiento que se realizara a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

6. DEBERES EN EL TRATAMIENTO FRENTE A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

 

Los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad a las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo se hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley, respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

 

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se cumplen los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Realizar en los términos previstos en los Artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

 

 

7. MENORES DE EDAD

 

Los datos adquiridos en el trámite del proceso que correspondan a menores de edad son tratados acorde a la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás jurisprudencias que complementa el artículo 7° de la ley estatutaria 1581 de 2012: el tratamiento de  los datos personales de los menores con una finalidad lícita e intereses superiores, asegurando el respeto de los derechos fundamentales del menor.

 

La autorización en este caso será firmada por el menor y ratificada por su representante legal, informando al menor y su representante del tratamiento de la información personal que se suministre a la Corporación Observatorio para la Paz.

 

 

8. POBLACIÓN EN CONDICIÓN DE VICTIMA O VULNERABILIDAD

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Merece especial cuidado el manejo de información sobre población afectada por la violencia o en situación de vulnerabilidad, por razones de seguridad así como para garantizar sus derechos y condiciones.